Die aktuelle Situation stellt die Vereinsvorsitzenden vor große Herausforderungen. Einerseits schreiben die üblichen Satzungen vor, dass die jährliche Hauptversammlung als Präsenzveranstaltung in aller Regel im ersten Quartal eines Jahres abzuhalten ist. Andererseits verbieten jedoch die aktuellen Verhaltensregeln gerade dies.
Der Großteil unserer Vereine sah sich durch die gesetzlichen Erleichterungen im Jahr 2020 legitimiert, die übliche Versammlung ausfallen zu lassen und hofften, diese zusammen mit der für 2021 im ersten Quartal dieses Jahres nachholen zu können. Manche Vorsitzende – deren Amtszeit in 2020 auslief und die eigentlich aufhören wollten – legten notgedrungen noch ein weiteres Jahr nach und blieben vorerst im Amt. Auch hierzu schafften die Ausnahmeregeln die Legitimation.
Sie alle hatten die Hoffnung, dass sich die Situation wieder entspannt. Wie es jedoch aussieht, wird sich dies vorerst nicht bewahrheiten. Deshalb sind viele Vereine auf der Suche nach einem Ausweg.
Im Internet werden Möglichkeiten für virtuelle und regelgerechte Mitgliederversammlungen ohne Präsenzpflicht angeboten. Diese setzen bei den Mitgliedern eine gewisse technische Ausstattung voraus und stellen erhöhte Anforderungen an den jeweiligen Versammlungsleiter und Protokollführer. Rechtsanwälte bieten hierzu ihre Begleitung und Unterstützung durch kostenpflichtige Beratungen an. Diese sind nicht billig und nach unserer Einschätzung nur bei großen überregionalen Verbänden sinnvoll.
Für Vereine mit unseren Dimensionen und unserer Aufgabenstellung sind solche Hilfestellungen nach unserer Auffassung überdimensioniert. Wir haben einen sehr fundierten und lesenswerten Beitrag im Internet gefunden, der unseres Erachtens recht verständlich geschrieben ist. Wir fügen den entsprechenden Link bei.
Wir sind uns unsicher, ob bei unseren Vereinen der mit einer virtuellen Versammlung verbundene Mehraufwand gerechtfertigt ist. Unseres Erachtens sollte zunächst versucht werden, mögliche Defizite aus den körperlichen Versammlungsverboten anderweitig abzumildern. Denkbar sind
- schriftliche Berichte über den Geschäftsverlauf
- Beschlüsse im Umlaufverfahren
- Wahlen durch schriftliche Stimmabgabe.
Hinzu kommt, dass auch eine noch so perfekte technische Lösung den persönlichen Meinungsaustausch und das Ringen um die richtigen und ausgewogenen Entscheidungen nicht ersetzen kann. Virtuelle Versammlungen können deshalb immer nur zweitbeste Lösungen sein. Solche Formate sollten deshalb unseres Erachtens nur dann ins Auge gefasst werden, wenn z.B. durch die Vakanz von Führungsfunktionen der Bestand des Vereins und seine Vertretungsmöglichkeit gefährdet ist und andere Möglichkeiten ausscheiden.
In jedem Fall erscheint es uns sinnvoll, bei Zweifeln das zuständige Vereinsregistergericht um Rat zu fragen, um insbesondere bei registerrelevanten Entscheidungen (also solchen Vorgängen, die dem Registergericht anzuzeigen sind) keine ungültigen Beschlüsse und Wahlen zu produzieren.